Dare e ricevere feedback

Di recente, durante la nostra riunione periodica del venerdì, ho tenuto un breve discorso su come dare e ricevere feedback in modo efficace. Sebbene in parte si basasse sulle mie esperienze precedenti, la maggior parte è stata tratta da alcune fonti e persone che mi hanno influenzato.

Questi sono gli appunti della presentazione.

Perché il feedback è importante?

Fornendoci reciprocamente un feedback utile e più produttivo, possiamo aiutare chi ci circonda. Per farlo in modo efficace, possiamo considerare il dare e ricevere feedback come un'altra abilità che può essere appresa e migliorata con la pratica (come qualsiasi altra abilità, se vista con un atteggiamento mentale di crescita).

Crescita personale e miglioramento continuo - Il feedback ci impedisce di rimanere bloccati e scoraggiati, mostrandoci cosa facciamo già correttamente e dove dobbiamo svilupparci per migliorare. In questo senso, è un grande promotore del cambiamento e ci fornisce un percorso per andare avanti.

I fallimenti capitano: di tanto in tanto sbagliamo le cose, diamo per scontate le cose in modo errato e comunichiamo in modi che confondono e forse sono scortesi per gli altri. L'unico modo per assicurarsi di non continuare a commettere gli stessi errori è ottenere un feedback e investire il tempo necessario per chiedere e conoscere l'esperienza degli altri nel lavorare con voi.

Fiducia e prestazioni - Se ben fatto, il feedback è un metodo molto semplice per creare fiducia e avere un impatto positivo sulle prestazioni e sulla mentalità della persona che lo riceve.

Come possiamo dare un feedback efficace?

Siate specifici - Concentratevi sui comportamenti e non sulla persona o sulla sua personalità. Utilizzate esempi reali, scenari reali e parlate dei comportamenti che avete osservato e del loro impatto su di voi o sugli altri.

Tempestivo e pertinente - È meglio dare un feedback il più vicino possibile al comportamento osservato. In questo modo è più facile per entrambe le parti relazionarsi e agire. Ciò non significa fornire immediatamente il feedback, ad esempio: se il comportamento osservato si verifica in pubblico durante una conversazione accesa, lasciate che la conversazione si concluda e parlate con la persona in privato, il che ci porta al punto successivo.

È preferibile che la conversazione sia a due voci e che avvenga in privato: entrambe le persone devono trovarsi in un ambiente confortevole e su un terreno comune per parlare apertamente e onestamente; è tutt'altro che ideale avere questo tipo di conversazioni all'orecchio di altre persone.

Rendetelo positivo/costruttivo - Il feedback "negativo" va assolutamente bene, ma dovete evitare di criticare o lamentarvi e basta. Cercate di dare un taglio più costruttivo e positivo. La formulazione è importante, non si deve dare l'impressione di un attacco, quindi concentrarsi su un comportamento o su un evento specifico può essere molto utile.

Ipotesi - È molto probabile che non abbiate tutte le informazioni, quindi è meglio presumere che la persona stesse facendo ciò che pensava fosse corretto in quel momento con le informazioni che aveva. Si possono usare frasi come "Sono sicuro che sto facendo molte supposizioni, ma..." o "Una delle cose che voglio aiutare è...". Queste frasi aiutano ad ammettere che potremmo sbagliarci, pur condividendo qualcosa per renderlo pubblico.

Cosa possiamo migliorare quando riceviamo un feedback?

Ascoltate attentamente e riconoscete - La persona che dà il feedback deve sentire due cose da parte di chi lo riceve. 1, che sia stato capito e 2, che abbia avuto un qualche valore. Quindi ascoltate con attenzione, evitate di mettervi sulla difensiva e cercate di dimostrare che avete capito. Esprimete anche apprezzamento, è più che giusto dire grazie (non è una situazione facile per nessuno dei due).

Chiarire i dettagli - Se avete difficoltà a comprendere ciò che viene detto, chiedete chiarimenti. Chiedete esempi specifici usando domande come "Cosa posso fare di diverso?". Oppure "Hai un esempio più specifico?". Questo aiuta ad allontanare le persone dal loro giudizio sulla situazione e, auspicabilmente, a far emergere i comportamenti osservati.

Condividete il vostro contesto - È probabile che le persone saltino alle conclusioni sbagliate e, se ne avete una, è giusto offrire un quadro più completo. Questo è di per sé un risultato molto utile di una conversazione aperta.

I primi tre consigli per ricevere un feedback riguardano la preparazione a riceverlo in modo non ottimale e il modo migliore per spacchettarlo in modo che sia più utile. I seguenti sono consigli più generali.

Va bene non essere d'accordo - Detto questo, va bene non essere d'accordo. Non siete obbligati ad accettare tutto, è una vostra scelta. E come persona che dà il feedback, non dovremmo avere un'aspettativa predeterminata che il destinatario agisca.

Feedback specifico - Se cercate un feedback specifico, fissate alcuni vincoli prima della conversazione. Ad esempio, "Sto cercando di assumere maggiori responsabilità in quest'area dell'azienda, puoi fornirmi un feedback o una guida su come potrei farlo?". È meglio farlo prima della conversazione per dare all'interlocutore la possibilità di preparare questo tipo di feedback.

Mettetevi a vostro agio con i fallimenti - Accettate i fallimenti (perché quasi certamente accadranno) e sfruttate al massimo l'opportunità di apprendimento che vi si presenta.

Suggerimenti per la preparazione del feedback

In primo luogo, se possibile, è meglio preparare un feedback prima di una sessione di feedback. Più entrambi i partecipanti sono preparati, più valore avranno dalla discussione.

Mi piace, vorrei - Comportamenti che vi piacciono e comportamenti che vorreste vedere di più.

Più di, meno di, inizia a fare, smetti di fare e continua a fare - è un classico formato retrospettivo, ma utile anche in questo caso; se ne parla in questo eccellente opuscolo sul feedback. Vale la pena dare un'occhiata anche al resto del blog di Pat Kua, dove si trovano altri ottimi consigli sul feedback.

Iniziare, fermarsi, continuare - Un altro formato retrospettivo che funziona bene anche in questo caso.

Panino di complimenti - Con questo sistema è possibile dare un feedback più negativo/costruttivo e poi seguirlo con un feedback molto più positivo.

Ci sono molte opzioni per preparare e strutturare il feedback, quindi trovate quella che funziona meglio per voi.

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