Portare le retrospettive al resto dell'azienda

Il team di sviluppo prodotto di Driftrock ha utilizzato le retrospettive da poco più di un anno e ci è servita molto bene. In questo periodo abbiamo apportato molti miglioramenti e cambiamenti al nostro modo di lavorare. Questi cambiamenti vanno da piccole modifiche al nostro processo a grandi idee incerte che sperimentiamo per un periodo limitato. Il nostro processo per una retrospettiva è abbastanza tipico (secondo la mia esperienza); le facciamo ogni due settimane e facciamo ruotare il ruolo del facilitatore che gestisce la sessione come meglio crede. È importante che cerchiamo di fare del nostro meglio per assicurarci di ottenere poche azioni ben comprese (da 1 a 4), con proprietari chiari e con l'aspettativa che vengano completate o almeno portate avanti in modo significativo entro la prossima retrospettiva.

L'aspetto inaspettato è stato che il resto dell'organizzazione, al di fuori dello sviluppo software, ha iniziato a mostrare un interesse crescente nel capire come le retrospettive potessero aiutarli. Al punto che ora organizziamo retrospettive regolari con il nostro team Growth, che è una combinazione di venditori, account manager e venditori di performance. Abbiamo anche organizzato una retrospettiva per l'intera azienda, specificamente sulle valutazioni delle prestazioni e su come migliorarle.

La linea del tempo

Quando sono entrato in Driftrock per la prima volta, come qualsiasi persona nuova in un team, avevo alcune idee su come avremmo potuto fare le cose in modo diverso, ma non c'era modo di proporle e discuterle con il team. L'unica vera opzione era quella di sottoporre un'idea al nostro manager e di chiedere un'autorizzazione dall'alto, cosa che in un piccolo team di ingegneri esperti con molte idee sembrava un po' inutile.

Ecco la retrospettiva. Abbiamo iniziato in modo semplice, provando una singola retrospettiva e proseguendo da lì. In qualità di facilitatore ho cercato di educare il più possibile mentre affrontavamo la nostra prima retrospettiva. Non volendo sopraffare il resto del team, abbiamo mantenuto semplice anche questa, concentrandoci su tre aspetti principali:

• Non si tratta di attribuire colpe. È importante creare un ambiente che che favorisca la sicurezza psicologica e il biasimo lo distrugge. Le cose vanno male, lo sappiamo, quindi parliamo apertamente di come migliorare come squadra ed evitare gli stessi errori.
• Non si tratta di un'altra riunione in cui si fa una bella chiacchierata e non cambia nulla. Le azioni sono un risultato di vitale importanza della nostra discussione, così come il loro completamento.
• Siamo tornati alle basi e abbiamo strutturato la sessione intorno alle quattro domande chiave.

La cosa è andata abbastanza bene e da lì abbiamo deciso di impegnarci in retrospettive regolari. Era più facile a dirsi che a farsi, c'era ancora bisogno di almeno una persona che si assicurasse che la retrospettiva successiva avvenisse, che seguisse i proprietari delle azioni e che continuasse il processo di formazione. Con il tempo abbiamo raggiunto un buon ritmo di retrospettive bisettimanali, abbiamo iniziato a tracciare le nostre azioni e, una volta che il team ha iniziato a vederne il valore, la pratica ha iniziato ad affermarsi.

Passarono altre retrospettive e il team crebbe con ogni piccolo miglioramento, così come l'interesse da parte dell'esterno del team. Questo ha portato a una breve presentazione a tutta l'azienda sulle retrospettive e sul loro utilizzo. Ne è seguito un leggero cambiamento nel mio ruolo, che mi ha permesso di dedicare un po' di tempo ad aiutare il team Growth a iniziare con le retrospettive.

Cosa ho imparato

Gestire retrospettive per team che non costruiscono software è stata un'esperienza nuova per me. Forse l'osservazione più chiara è stata che il team Growth, pur avendo ruoli incrociati, è abbastanza indipendente nel suo lavoro. È quindi molto più difficile trovare un terreno comune quando si riflette su un arco di tempo specifico. È molto più probabile che agiscano su una serie di compiti in modo indipendente rispetto agli individui di un team di sviluppo, che in genere lavorano per gli stessi risultati, possibilmente sullo stesso problema e i cui ruoli sono molto simili. Abbiamo quindi scoperto che era molto più utile concentrarsi su un tema. Per esempio, in passato abbiamo avuto retrospettive incentrate sulla gestione degli account e un'altra su ruoli e responsabilità.

Come persona esterna al team, siete più limitati rispetto a quanto potete realisticamente fare. È molto più difficile organizzare una cosa del genere senza che nel team ci sia qualcuno che ci creda e condivida parte della responsabilità. Al di là di questo, il team deve voler migliorare, deve vedere il valore in anticipo, ma deve anche trovare la propria strada.

Ripensando all'intero percorso, anche alla parte apparentemente semplice di iniziare con le retrospettive in un team di sviluppo, mi sono venute in mente alcune altre lezioni:

• Facilitazione - Cercare di essere l'esempio di un facilitatore imparziale all'interno del proprio team non è un ruolo facile da svolgere. Per questo motivo preferiamo che il facilitatore sia una persona esterna al team. Questo ha l'ulteriore vantaggio di migliorare la comunicazione e la conoscenza tra i team, fornendo anche un controllo esterno se la conversazione sta diventando troppo dettagliata.
• Amplificare le cose buone - È molto, molto importante che tutti vedano l'impatto di un'azione completata o di una conversazione importante. Rivedete le azioni all'inizio di ogni retrospettiva, parlatene negli standup, rendetele visibili e amplificate gli esempi migliori.
• Ci saranno dei dubbiosi - Naturalmente le persone dubiteranno del valore, è comprensibile e va bene così. Le critiche sono uno strumento utile per migliorare.
• Siate perseveranti: se ci credete, continuate a farlo. Ma siate attenti agli altri, riconoscete e adattatevi in base a come si sente il team.
• Siate d'esempio - Quando partecipate a queste sessioni, date l'esempio. Siate presenti e impegnatevi a fondo.

Cosa è andato bene

Per il team Growth, questa sessione bisettimanale offre uno spazio lontano dal panico e dallo stress quotidiano della gestione di campagne e clienti. Durante la sessione hanno il tempo di individuare le tendenze di tutti i diversi tipi di lavoro in corso. Possono quindi regolarsi di conseguenza e vedere come è andata nella sessione successiva.

A me è stato ricordato che la retrospettiva può essere un potente strumento per favorire l'autonomia. Quando va bene, è un ottimo forum in cui gli individui possono esprimere le loro preoccupazioni, suggerire cambiamenti e portarli a termine.

Più in generale, la retrospettiva ha aiutato a far emergere un aspetto della cultura di Driftrock che è sempre stato presente ma raramente menzionato. Poiché di recente abbiamo lavorato sui nostri valori aziendali fondamentali (seguite questo spazio), è diventato chiaro che parte del tessuto di questa organizzazione è la volontà di imparare e cercare di migliorare, che questa pratica incarna davvero.

Se avete feedback, domande o se avete fatto qualcosa di simile, non esitate a contattarci @dan_badge.

Alcuni link utili:
Wiki retrospettiva - molte idee pratiche per la facilitazione
Retromarcia - Mescolare e combinare diverse sessioni
Retrospettive agili - Rendere grandi i team migliori
50 idee rapide per migliorare la vostra retrospettiva

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