Llevar las retrospectivas al resto de la empresa

El equipo de desarrollo de productos de Driftrock ha estado utilizando retrospectivas desde hace poco más de un año y nos ha venido muy bien. En ese tiempo hemos introducido montones de mejoras y cambios en nuestra forma de trabajar. Esos cambios van desde pequeños retoques en nuestro proceso hasta grandes ideas inciertas que probamos durante un periodo limitado. Nuestro proceso para una retrospectiva es bastante típico (según mi experiencia): las hacemos cada dos semanas y rotamos el papel de facilitador, que dirige la sesión como mejor le parece. Lo más importante es que hacemos todo lo posible para asegurarnos de que tenemos unas cuantas acciones bien entendidas (piense en 1-4) con propietarios claros y la expectativa de que se completarán o al menos avanzarán de alguna manera significativa en la siguiente retrospectiva.

Lo inesperado en este caso fue que el resto de la organización, aparte del desarrollo de software, empezó a mostrar un interés creciente por comprender cómo podrían ayudarles las retrospectivas. Hasta el punto de que ahora realizamos retrospectivas periódicas con nuestro equipo de Crecimiento, que es una combinación de Ventas, Gestores de Cuentas y Comercializadores de Resultados. También hemos realizado una retrospectiva de toda la empresa, específicamente sobre las revisiones de rendimiento y cómo podemos mejorarlas.

Cronología

Cuando me incorporé a Driftrock, como cualquier persona nueva en cualquier equipo, tenía algunas ideas sobre cómo podíamos hacer las cosas de forma diferente, pero no había forma de proponerlas y discutirlas con el equipo. La única opción real era plantear una idea a nuestro jefe y pedir su aprobación, lo que en un equipo pequeño de ingenieros experimentados con muchas ideas parecía un poco innecesario.

La retrospectiva. Empezamos con algo sencillo: una sola retrospectiva y a partir de ahí. Como facilitador, intenté instruir al máximo a medida que avanzábamos en nuestra primera retrospectiva. Para no abrumar al resto del equipo, también la hicimos sencilla, centrándonos en tres aspectos principales:

• No se trata de culpar a nadie. Es importante crear un entorno que fomente la seguridad psicológica y la culpa lo destruye. Las cosas salen mal, lo sabemos, así que hablemos abiertamente de cómo podemos mejorar como equipo y evitar esos mismos errores.
• Esta no es otra reunión en la que tenemos una agradable charla y nada cambia. Las acciones son un resultado de vital importancia de nuestro debate, como lo es completarlas.
• Volvimos a lo básico y estructuramos la sesión en torno a las cuatro preguntas clave.

Esto fue bastante bien y a partir de ahí acordamos comprometernos a realizar retrospectivas periódicas. Era más fácil decirlo que hacerlo, ya que seguía haciendo falta al menos una persona que se asegurara de que se realizaba la siguiente retrospectiva, hiciera un seguimiento de los propietarios de las acciones y continuara con el proceso educativo. Con el tiempo adquirimos un buen ritmo de retrospectivas quincenales, empezamos a hacer un seguimiento de nuestras acciones y, cuando el equipo empezó a ver el valor, la práctica empezó a mantenerse.

Pasaron más retrospectivas y el equipo crecía con cada pequeña mejora, al igual que el interés de personas ajenas al equipo. Esto llevó a una breve presentación a toda la empresa sobre las retrospectivas y cómo las habíamos estado utilizando. Lo que siguió fue un ligero cambio en mis funciones que me permitió dedicar algo de tiempo a ayudar al equipo de Crecimiento a iniciarse en las retrospectivas.

¿Qué he aprendido?

Dirigir retrospectivas para equipos que no construyen software fue una experiencia nueva para mí. Quizá la observación más clara fue que el equipo de Crecimiento, a pesar de tener funciones cruzadas, es bastante independiente en su trabajo. Por lo tanto, es mucho más difícil encontrar un terreno común cuando se reflexiona sobre un marco temporal específico. Son mucho más propensos a actuar en una serie de tareas de forma independiente en comparación con los individuos de un equipo de desarrollo, que generalmente están trabajando hacia los mismos resultados, posiblemente en el mismo problema y cuyas funciones son muy similares. Por eso nos pareció mucho más útil centrarnos en un tema. Por ejemplo, hemos realizado retrospectivas centradas en la gestión de cuentas y otra en funciones y responsabilidades.

Como persona ajena al equipo, estás más limitado en cuanto a lo que realmente puedes hacer. Es mucho más difícil organizar algo así sin tener a alguien en el equipo que lo asuma y comparta parte de la responsabilidad. Además, el equipo tiene que querer mejorar, tiene que ver el valor desde el principio, pero también tiene que encontrar su propio camino.

Mirando más atrás en todo el viaje, incluso la parte aparentemente simple de comenzar con retrospectivas en un equipo de desarrollo, algunas otras lecciones se destacan para mí:

• Facilitación - Tratar de ser el ejemplo de un facilitador imparcial en tu propio equipo no es un papel fácil de desempeñar. Por eso preferimos que el facilitador sea alguien ajeno al equipo. Esto tiene la ventaja añadida de mejorar la comunicación y el conocimiento entre los equipos, al tiempo que proporciona un control externo si la conversación se está volviendo demasiado detallada.
• Amplifica lo bueno - Es muy, muy importante que todo el mundo vea el impacto de una acción completada o de una conversación importante. Repasa las acciones al principio de cada retrospectiva, habla de ellas en las reuniones, hazlas visibles y amplifica los mejores ejemplos.
• Habrá escépticos - Naturalmente, la gente dudará del valor, es comprensible y está bien. Esa crítica es una herramienta útil para mejorar.
• Sé persistente: si crees en ello, sigue haciéndolo. Pero ten en cuenta a los demás, reconoce y adáptate en función de cómo se sienta el equipo.
• Sé un ejemplo - Cuando participes en estas sesiones, marca la pauta. Esté presente y participe plenamente.

Lo que ha ido bien

Para el equipo de Crecimiento, esta sesión quincenal les proporciona un espacio alejado del pánico y el estrés cotidianos de la gestión de campañas y clientes. En la sesión tienen tiempo para detectar tendencias en los distintos tipos de trabajo. Luego pueden hacer los ajustes necesarios y ver cómo les ha ido en la siguiente sesión.

A mí me ha recordado que la retrospectiva puede ser una poderosa herramienta para fomentar la autonomía. Cuando va bien, es un foro excelente para que las personas expresen sus preocupaciones, sugieran cambios y los lleven a cabo.

En términos más generales, la retrospectiva ha ayudado a sacar a la luz un aspecto subyacente de la cultura de Driftrock que siempre ha estado ahí, pero que rara vez se mencionaba. Como hemos estado trabajando recientemente en los valores fundamentales de nuestra empresa (atentos a este espacio), ha quedado claro que parte del tejido de esta organización es la voluntad de aprender y tratar de mejorar, que esta práctica realmente encarna.

Si tienes comentarios, preguntas o has hecho algo similar, no dudes en ponerte en contacto con nosotros @dan_badge.

Algunos enlaces útiles:
Wiki de retrospectiva - muchas ideas prácticas para la facilitación
Retromat - Mezclar y combinar diferentes sesiones
Retrospectivas ágiles: cómo hacer grandes a los buenos equipos
50 ideas rápidas para mejorar su retrospectiva

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