Transmettre les rétrospectives au reste de l'entreprise

L'équipe de développement de produits de Driftrock utilise des rétrospectives depuis un peu plus d'un an et cela nous a vraiment bien servi. Pendant cette période, nous avons apporté de nombreuses améliorations et changements à notre façon de travailler. Ces changements vont de petits ajustements à notre processus à de grandes idées incertaines que nous testons pour une période limitée. Notre processus de rétrospective est assez typique (d'après mon expérience) ; nous l'organisons tous les quinze jours et nous faisons tourner le rôle de l'animateur qui dirige la session comme il l'entend. Il est important que nous fassions de notre mieux pour nous assurer d'obtenir quelques actions bien comprises (1 à 4) avec des responsables clairs et l'espoir qu'elles seront achevées ou au moins modifiées de manière significative d'ici la prochaine rétrospective.

Ce qui était inattendu ici, c'est que le reste de l'organisation en dehors du développement de logiciels a commencé à montrer un intérêt croissant pour comprendre comment les rétrospectives pouvaient les aider. À tel point que nous organisons maintenant des rétrospectives régulières avec notre équipe de croissance, qui est une combinaison de ventes, de gestionnaires de comptes et de spécialistes du marketing de la performance. Nous avons également organisé une rétrospective pour l'ensemble de l'entreprise, portant spécifiquement sur les évaluations des performances et sur la manière dont nous pouvons les améliorer.

La chronologie

Lorsque j'ai rejoint Driftrock, comme toute nouvelle personne dans une équipe, j'avais quelques idées sur la façon dont nous pourrions faire les choses différemment, mais il n'y avait aucun moyen de les proposer et d'en discuter avec l'équipe. La seule véritable option était de faire remonter l'idée à notre manager et de demander l'aval de la hiérarchie, ce qui, dans une petite équipe d'ingénieurs expérimentés avec beaucoup d'idées, semblait un peu inutile.

C'est là qu'intervient la rétrospective. Nous avons commencé simplement, nous avons essayé une seule rétrospective et nous sommes partis de là. En tant que facilitateur, j'ai essayé d'éduquer autant que possible les participants à notre première rétrospective. Ne cherchant pas à submerger le reste de l'équipe, nous sommes restés simples, en nous concentrant sur trois points principaux :

• Il ne s'agit pas d'attribuer des responsabilités. Il est important de créer un environnement qui qui favorise la sécurité psychologique et les reproches détruisent cet environnement. Les choses tournent mal, nous le savons, alors parlons ouvertement de la manière dont nous pouvons nous améliorer en tant qu'équipe et éviter ces mêmes erreurs.
• Il ne s'agit pas d'une réunion de plus où l'on discute gentiment et où rien ne change. Les actions sont un résultat essentiel de notre discussion, tout comme leur réalisation.
• Nous sommes revenus à l'essentiel et avons structuré la session autour des quatre questions clés.

Cela s'est assez bien passé et, à partir de là, nous avons convenu de nous engager à effectuer des rétrospectives régulières. C'était plus facile à dire qu'à faire, il fallait toujours au moins une personne pour s'assurer que la prochaine rétrospective avait lieu, suivre les propriétaires des actions et poursuivre le processus d'éducation. Au fil du temps, nous avons pris un bon rythme de rétrospective bihebdomadaire, nous avons commencé à suivre nos actions et une fois que l'équipe a commencé à en voir la valeur, la pratique a commencé à s'imposer.

D'autres rétrospectives ont eu lieu et l'équipe s'est agrandie à chaque petite amélioration, tout comme l'intérêt de l'extérieur. Cela a conduit à une brève présentation à l'ensemble de l'entreprise sur les rétrospectives et la manière dont nous les avions utilisées. Il s'en est suivi une légère modification de mon rôle qui m'a permis de consacrer du temps à aider l'équipe Growth à commencer à utiliser les rétrospectives.

Ce que j'ai appris

Diriger des rétrospectives pour des équipes qui ne construisent pas de logiciels a été une nouvelle expérience pour moi. L'observation la plus claire est peut-être que l'équipe Growth qui, bien qu'ayant des rôles croisés, est assez indépendante dans son travail. Il est donc beaucoup plus difficile de trouver un terrain d'entente lorsque l'on réfléchit à une période spécifique. Ils sont beaucoup plus susceptibles d'agir indépendamment sur un certain nombre de tâches que les membres d'une équipe de développement, qui travaillent généralement pour les mêmes résultats, éventuellement sur le même problème, et dont les rôles sont très similaires. Nous avons donc constaté qu'il était beaucoup plus intéressant de se concentrer sur un thème. Par exemple, nous avons déjà organisé des rétrospectives sur la gestion des comptes et une autre sur les thèmes suivants les rôles et les responsabilités.

En tant que personne extérieure à l'équipe, vous êtes plus limité dans ce que vous pouvez faire de manière réaliste. Il est beaucoup plus difficile d'organiser quelque chose comme cela sans avoir quelqu'un dans l'équipe qui y adhère et partage une partie de la responsabilité. En outre, l'équipe doit vouloir s'améliorer, elle doit en percevoir rapidement la valeur, mais elle doit aussi trouver sa propre voie.

Si l'on considère l'ensemble du parcours, même l'aspect apparemment simple de la mise en place de rétrospectives au sein d'une équipe de développement, quelques autres leçons se dégagent pour moi :

• Facilitation - Il n'est pas facile de donner l'exemple d'un facilitateur impartial au sein de sa propre équipe. C'est pourquoi nous préférons que le facilitateur soit une personne extérieure à l'équipe. Cela présente l'avantage supplémentaire d'améliorer la communication et les connaissances au sein des équipes, tout en fournissant un contrôle externe si la conversation devient trop détaillée.
• Amplifier les bons exemples - Il est très important que tout le monde voie l'impact d'une action achevée ou d'une conversation importante. Passez en revue les actions au début de chaque rétrospective, parlez-en lors des réunions de travail, rendez-les visibles et amplifiez les meilleurs exemples.
• Il y aura des sceptiques - Naturellement, les gens douteront de la valeur du projet, c'est compréhensible et c'est normal. Cette critique est un outil utile pour l'amélioration.
• Soyez persévérant - Si vous y croyez, continuez à le faire. Mais soyez attentif aux autres, reconnaissez et adaptez-vous en fonction de ce que ressent l'équipe.
• Soyez un exemple - Lorsque vous participez à ces sessions, donnez le ton. Soyez présent et pleinement engagé.

Ce qui s'est bien passé

Pour l'équipe Growth, cette session bihebdomadaire permet de s'éloigner de la panique et du stress quotidiens liés à la gestion des campagnes et des clients. Au cours de la session, ils ont le temps de repérer les tendances à travers tous les différents types de travail en cours. Ils peuvent alors s'adapter en conséquence et voir comment cela s'est passé lors de la session suivante.

En ce qui me concerne, je me suis rappelé que la rétrospective peut être un outil puissant pour favoriser l'autonomie. Lorsqu'elle se déroule bien, elle constitue un excellent forum permettant aux individus d'exprimer leurs préoccupations, de suggérer des changements et de les mener à bien.

Plus généralement, la rétrospective a permis de mettre en évidence un aspect sous-jacent de la culture de Driftrock qui a toujours été présent mais rarement mentionné. Comme nous avons récemment travaillé sur les valeurs fondamentales de notre entreprise (surveillez cet espace), il est devenu clair qu'une partie du tissu de cette organisation est cette volonté d'apprendre et d'essayer de s'améliorer, que cette pratique incarne vraiment.

Si vous avez des commentaires, des questions ou si vous avez fait quelque chose de similaire, n'hésitez pas à nous contacter. @dan_badge.

Quelques liens utiles :
Wiki de la rétrospective - Beaucoup d'idées pratiques pour la facilitation
Rétromat - Mélangez et associez différentes sessions
Rétrospectives agiles - Rendre de bonnes équipes formidables
50 idées rapides pour améliorer votre rétrospective

‍