Retrospektiven für den Rest des Unternehmens nutzbar machen

Das Produktentwicklungsteam von Driftrock nutzt seit Jahren Retrospektiven seit etwas mehr als einem Jahr und es hat uns sehr gut geholfen. In dieser Zeit haben wir eine Menge Verbesserungen und Änderungen an unserer Arbeitsweise vorgenommen. Diese Änderungen reichen von kleinen Anpassungen an unseren Prozessen bis hin zu großen, unsicheren Ideen, die wir für einen begrenzten Zeitraum testen. Unser Verfahren für eine Retrospektive ist (meiner Erfahrung nach) ziemlich typisch: Wir führen sie alle zwei Wochen durch, und wir wechseln die Rolle des Moderators, der die Sitzung so leitet, wie er es für richtig hält. Wichtig ist, dass wir uns bemühen, einige klar umrissene Maßnahmen (z. B. 1-4) mit eindeutigen Zuständigkeiten und der Erwartung festzulegen, dass diese bis zur nächsten Retrospektive abgeschlossen oder zumindest auf sinnvolle Art und Weise umgesetzt werden.

Unerwartet war, dass der Rest der Organisation außerhalb der Softwareentwicklung ein zunehmendes Interesse daran zeigte, zu verstehen, wie Retrospektiven ihnen helfen könnten. Das geht so weit, dass wir jetzt regelmäßig Retrospektiven mit unserem Wachstumsteam durchführen, das aus einer Kombination aus Vertrieb, Account Managern und Performance Marketern besteht. Wir haben auch eine Retrospektive für das gesamte Unternehmen durchgeführt, bei der es speziell um Leistungsüberprüfungen ging und darum, wie wir sie verbessern können.

Der Zeitstrahl

Als ich bei Driftrock anfing, hatte ich, wie jeder neue Mitarbeiter in einem Team, ein paar Ideen, wie wir Dinge anders machen könnten, aber es gab keine Möglichkeit, sie vorzuschlagen und mit dem Team zu diskutieren. Die einzige Möglichkeit bestand darin, eine Idee an unseren Vorgesetzten heranzutragen und um Zustimmung von oben zu bitten, was in einem kleinen Team von erfahrenen Ingenieuren mit vielen Ideen etwas unnötig erschien.

Das war die Retrospektive. Wir fingen ganz einfach an, indem wir eine einzige Retrospektive ausprobierten und von dort aus weitergingen. Als Moderator versuchte ich, so viel wie möglich zu vermitteln, während wir unsere erste Retrospektive durchgingen. Um den Rest des Teams nicht zu überfordern, hielten wir auch diese Retrospektive einfach und konzentrierten uns auf drei Hauptpunkte:

• Hier geht es nicht um Schuldzuweisungen. Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, das psychologische Sicherheit fördert und Schuldzuweisungen zerstören das. Dinge gehen schief, das wissen wir. Lassen Sie uns also offen darüber sprechen, wie wir uns als Team verbessern und diese Fehler vermeiden können.
• Dies ist kein weiteres Treffen, bei dem wir uns nett unterhalten und nichts ändert. Maßnahmen sind ein äußerst wichtiges Ergebnis unserer Diskussion, ebenso wie deren Abschluss.
• Wir gingen zurück zu den Grundlagen und strukturierten die Sitzung um die vier Schlüsselfragen.

Das lief gut genug, und wir einigten uns darauf, uns zu regelmäßigen Retrospektiven zu verpflichten. Das war leichter gesagt als getan, denn es brauchte immer noch mindestens eine Person, die dafür sorgte, dass die nächste Retrospektive stattfand, die Verantwortlichen für die Maßnahmen nachverfolgte und den Bildungsprozess fortsetzte. Mit der Zeit kamen wir in einen guten zweiwöchentlichen Retrospektiven-Rhythmus, wir begannen, unsere Maßnahmen zu verfolgen, und als das Team den Wert zu erkennen begann, begann sich die Praxis durchzusetzen.

Weitere Retrospektiven folgten, und das Team wuchs mit jeder kleinen Verbesserung, ebenso wie das Interesse von außerhalb des Teams. Dies führte zu einer kurzen Präsentation vor dem gesamten Unternehmen über Retrospektiven und wie wir sie eingesetzt hatten. Was folgte, war eine leichte Verschiebung meiner Rolle, die es mir ermöglichte, einige Zeit darauf zu verwenden, dem Wachstumsteam beim Einstieg in Retrospektiven zu helfen.

Was habe ich gelernt?

Die Durchführung von Retrospektiven für Teams, die keine Software entwickeln, war für mich eine neue Erfahrung. Die vielleicht deutlichste Beobachtung war, dass das Growth-Team trotz der Überschneidungen zwischen den Rollen in seiner Arbeit ziemlich unabhängig ist. Daher ist es viel schwieriger, eine gemeinsame Basis zu finden, wenn man über einen bestimmten Zeitrahmen nachdenkt. Es ist viel wahrscheinlicher, dass sie unabhängig voneinander an einer Reihe von Aufgaben arbeiten, als die Mitglieder eines Entwicklungsteams, die im Allgemeinen auf die gleichen Ergebnisse hinarbeiten, möglicherweise an demselben Problem und deren Aufgaben sehr ähnlich sind. Stattdessen haben wir festgestellt, dass es viel sinnvoller ist, sich auf ein Thema zu konzentrieren. Wir haben zum Beispiel schon Retrospektiven zum Thema Account Management durchgeführt und eine weitere zum Thema Rollen und Verantwortlichkeiten.

Als jemand, der nicht zum Team gehört, kann man realistischerweise nicht so viel tun. Es ist viel schwieriger, so etwas zu organisieren, wenn man nicht jemanden im Team hat, der sich dafür einsetzt und einen Teil der Verantwortung übernimmt. Darüber hinaus muss das Team sich verbessern wollen, den Wert frühzeitig erkennen, aber auch seinen eigenen Weg finden.

Wenn ich auf die gesamte Reise zurückblicke, selbst auf den scheinbar einfachen Teil, mit Retrospektiven in einem Entwicklungsteam zu beginnen, fallen mir noch ein paar andere Lektionen auf:

• Moderation - Die Rolle eines unparteiischen Moderators im eigenen Team ist nicht leicht zu spielen. Deshalb ziehen wir es vor, dass jemand von außerhalb des Teams die Moderation übernimmt. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass es die Kommunikation und das Wissen zwischen den Teams verbessert und gleichzeitig eine externe Kontrolle bietet, wenn das Gespräch zu detailliert wird.
• Verstärken Sie das Gute - Es ist so wichtig, dass jeder die Auswirkungen einer abgeschlossenen Aktion oder eines wichtigen Gesprächs sieht. Überprüfen Sie die Maßnahmen zu Beginn jeder Retrospektive, sprechen Sie in Standups darüber, machen Sie sie sichtbar und verstärken Sie die besten Beispiele.
• Es wird Zweifler geben - natürlich werden Menschen den Wert anzweifeln, das ist verständlich und in Ordnung. Diese Kritik ist ein nützliches Instrument zur Verbesserung.
• Seien Sie hartnäckig - Wenn Sie an die Sache glauben, machen Sie sie weiter. Aber achten Sie auf die anderen, erkennen Sie, wie es dem Team geht, und passen Sie sich entsprechend an.
• Seien Sie ein Vorbild - Wenn Sie an diesen Sitzungen teilnehmen, setzen Sie ein Zeichen. Seien Sie präsent und engagieren Sie sich voll.

Was gut lief

Das Growth-Team ist der Meinung, dass diese zweiwöchentliche Sitzung den nötigen Abstand von der täglichen Panik und dem Stress des Kampagnen- und Kundenmanagements bietet. In der Sitzung haben sie die Zeit, Trends bei den verschiedenen Arten von Arbeit zu erkennen. Sie können sich dann entsprechend anpassen und in der nächsten Sitzung sehen, wie es gelaufen ist.

Ich bin daran erinnert worden, dass die Retrospektive ein wirksames Instrument zur Förderung der Autonomie sein kann. Wenn sie gut läuft, ist sie ein hervorragendes Forum für den Einzelnen, um Bedenken zu äußern, Änderungen vorzuschlagen und diese durchzusetzen.

Ganz allgemein hat die Retrospektive dazu beigetragen, einen grundlegenden Aspekt der Driftrock-Kultur ans Licht zu bringen, der zwar immer vorhanden war, aber selten erwähnt wurde. Da wir kürzlich an unseren zentralen Unternehmenswerten gearbeitet haben (siehe hier), ist klar geworden, dass die Bereitschaft zu lernen und sich zu verbessern ein Teil des Gefüges dieser Organisation ist, was diese Praxis wirklich verkörpert.

Wenn Sie Feedback oder Fragen haben oder etwas Ähnliches gemacht haben, können Sie sich gerne melden @dan_badge.

Einige hilfreiche Links:
Retrospektive Wiki - viele praktische Ideen für die Moderation
Retromat - Verschiedene Sitzungen mischen und anpassen
Agile Retrospektiven - Gute Teams großartig machen
50 schnelle Ideen zur Verbesserung Ihrer Retrospektive

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